Ogólna informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla Klientów i Dostawców

Polityka prywatności  

Ogólna informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla Klientów i Dostawców

Szanowni Państwo,

wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy Państwa o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych. Informacja ta dotyczy sytuacji, gdy zawieramy z Państwem, jako naszymi Klientami lub Dostawcami, umowy związane z działalnością firm TRAK-TOM (z wyłączeniem sytuacji zawarcia umowy za pośrednictwem Sklepu internetowego).

1. ADMINISTRATOR

Administratorem danych osobowych jest: (dalej jako „Administrator” lub "TRAK-TOM") – podmiot lub spółka, która w danym przypadku zawiera umowę z Klientem lub Dostawcą. Z Administratorem można skontaktować się pod adresem rodo@traktom.pl.

Firma TRAK-TOM oznacza każdy podmiot lub spółkę należącą do grupy TRAK-TOM, z których każda jest oddzielną i niezależną jednostką.

2. CELE I PODSTAWY PRAWNE

Dane osobowe Administrator będzie przetwarzał w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• podjęcie czynności przed zawarciem umowy, zawarcie i prawidłowa realizacja zawartych umów, w szczególności dostarczenie zamówionych w towarów lub usług - art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• realizacja zobowiązań podatkowych TRAK-TOM jako podatnika - art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne ciążące na TRAK-TOM, które wynikają z ustaw: o podatku od towarów i usług, o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o rachunkowości

• 1) umożliwienie świadczenie usług na rzecz Klientów;

  2) zamawianie i otrzymywanie usług od Dostawców;

  3) zarządzanie relacjami z Klientami i Dostawcami;

  4) rozwój działalności i usług, w tym zarządzanie jakością;

  5) identyfikowanie potrzeb Klientów;

  6) administrowanie i zarządzanie organizacją, w szczególności stroną internetową, systemami IT oraz aplikacjami biznesowymi;

  7) analiza danych;

  8) zarządzanie bezpieczeństwem oraz oceną ryzyka operacyjnego (np. poprzez analizę Know Your Customer lub weryfikację jakości Dostawców);

  9) marketing bezpośredni produktów i usług własnych np. informowanie o towarach i usługach oferowanych przez TRAK-TOM;

  10) ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami, w szczególności poprzez dokumentowanie zrealizowanych albo otrzymanych towarów lub usług -
  
  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnione interesy TRAK-TOM.

3. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:

• innym firmom TRAK-TOM tj. podmiotom powiązanym z Administratorem z grupy firm TRAK-TOM. Administrator może przekazać dane osobowe innym firmom TRAK-TOM w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania, o których mowa w pkt. 2;
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje w tym usługi IT, (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami, dostawcy aplikacji biznesowych), w zakresie w jakim ma to zastosowanie do działań związanych z celami wskazanymi w pkt 2.

4. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego tj. Państwa, które nie należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na podstawie:

• 45 ust. 1 RODO – decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony (w przypadku krajów, wobec których została wydana taka decyzja);
• 46 ust. 2 lit. c) RODO – standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (w przypadku pozostałych państw).

5. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy – w przypadku odmowy podania danych osobowych nie będzie możliwe zawarcie umowy z Administratorem.

6. OKRESY PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora do czasu zakończenia współpracy z Klientem lub Dostawcą. Po upływie tego okresu Administrator będzie przechowywał dane osobowe, jeżeli zobowiązany jest do tego na mocy przepisów prawa przez okres przewidziany w tych przepisach lub w celu realizacji uzasadnionych interesów przez okres przedawnienia roszczeń.

7. PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa: dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jak również wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.